Większość rodzin po śmierci bliskiej osoby skupia się na zasiłku pogrzebowym z ZUS i nie wie, że w określonych sytuacjach pracodawca zmarłego ma obowiązek wypłacić osobne świadczenie – odprawę pośmiertną. Ustawowa podstawa jej wysokości może odpowiadać nawet sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu, choć przy jednej osobie uprawnionej wypłacana jest połowa odpowiedniej kwoty. W tym artykule wyjaśniamy, kto ma do niej prawo, ile wynosi i jak ją otrzymać.
Czym jest odprawa pośmiertna
Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne wypłacane przez pracodawcę rodzinie zmarłego pracownika. Jej podstawą prawną jest Kodeks pracy. Cel jest jeden: finansowe wsparcie bliskich po utracie żywiciela rodziny.
Jeżeli spełnione są warunki ustawowe, odprawa nie ma charakteru uznaniowego. Wyjątek może dotyczyć sytuacji, w której pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a świadczenie faktycznie wypłacone rodzinie z tej polisy jest co najmniej równe należnej odprawie pośmiertnej.
Komu przysługuje odprawa pośmiertna
Odprawa pośmiertna przysługuje:
- małżonkowi zmarłego pracownika – bez konieczności spełniania dodatkowych warunków przewidzianych dla renty rodzinnej,
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym – do ukończenia 16 lat, a po ukończeniu 16 lat, jeżeli kontynuują naukę, nie dłużej niż do ukończenia 25 lat; gdy dziecko kończy 25 lat na ostatnim roku studiów, uprawnienie trwa do końca tego roku studiów,
- dzieciom bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji albo całkowicie niezdolne do pracy przed ukończeniem 16 lat lub w okresie nauki przed ukończeniem 25 lat,
- wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności – jeżeli spełniają dodatkowe warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej,
- rodzicom, ojczymowi, macosze oraz osobom przysposabiającym – jeżeli zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania i spełniają oni odpowiednie warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.
Przykład: pracownik zmarł, pozostawiając żonę i dwoje dzieci w wieku szkolnym – cała trójka jest uprawniona do odprawy pośmiertnej.
Warunki – kiedy odprawa się należy
Odprawa pośmiertna przysługuje, gdy:
- śmierć pracownika nastąpiła w czasie trwania stosunku pracy, lub
- śmierć nastąpiła po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w czasie pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.
Nie ma tu znaczenia, czy pracownik był zatrudniony w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy (wymiar etatu może jednak wpływać na wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia odprawy) oraz jak krótko trwało zatrudnienie u danego pracodawcy.
Prawo do odprawy wynika z pozostawania w stosunku pracy, a jej wysokość zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Do tego okresu wlicza się także zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy, jeżeli doszło do przejścia zakładu pracy na podstawie art. 23 Kodeksu pracy albo nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego.
Ile wynosi odprawa pośmiertna
Wysokość odprawy zależy od stażu pracy zmarłego u danego pracodawcy:
- staż krótszy niż 10 lat → równowartość 1 miesiąca wynagrodzenia,
- staż wynoszący co najmniej 10 lat, ale mniej niż 15 lat → równowartość 3 miesięcy wynagrodzenia,
- staż wynoszący co najmniej 15 lat → równowartość 6 miesięcy wynagrodzenia.
Przykład wyliczania odprawy pośmiertnej:
Pracownik był zatrudniony przez 12 lat, a miesięczna kwota wynagrodzenia przyjęta do obliczenia odprawy wynosiła 5000 zł. Pełna ustawowa kwota odprawy wynosi: 5000 zł × 3 = 15 000 zł. Jeżeli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzyma połowę tej kwoty, czyli 7500 zł.
Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczenia odprawy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Jak podzielona jest odprawa między uprawnionych
Jeśli do odprawy uprawnionych jest kilka osób, dzieli się ją między nie w równych częściach.
Przykład:
Żona i dwoje dzieci – trzy osoby uprawnione. Odprawa wynosi 15 000 zł. Każda osoba otrzymuje: 15 000 zł ÷ 3 = 5000 zł.
Jeśli do odprawy uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę odpowiedniej kwoty wynikającej ze stażu pracy zmarłego.
Jak uzyskać odprawę od pracodawcy
Prawo do odprawy powstaje z mocy ustawy, a Kodeks pracy nie przewiduje urzędowego formularza ani nie uzależnia prawa do świadczenia od złożenia formalnego wniosku. W praktyce warto jednak przekazać pracodawcy pisemne zgłoszenie wraz z dokumentami umożliwiającymi ustalenie osób uprawnionych:
Krok 1 – Poinformuj pracodawcę o śmierci pracownika
Przekaż akt zgonu do działu kadr lub bezpośredniego przełożonego.
Krok 2 – Złóż pisemne zgłoszenie lub żądanie wypłaty odprawy
Przepisy nie wymagają szczególnej formy, ale dla celów dowodowych najlepiej złożyć pismo. Dołącz dokumenty potwierdzające status osoby uprawnionej:
- akt małżeństwa (dla współmałżonka),
- akt urodzenia dzieci,
- w przypadku rodziców – dokumenty wskazujące, że zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania oraz że spełniają pozostałe warunki wymagane do renty rodzinnej.
- w przypadku dzieci powyżej 16 lat – zaświadczenie o kontynuowaniu nauki, a w przypadku niezdolności do pracy – odpowiednie orzeczenie.
Krok 3 – Wskaż sposób wypłaty
Podaj numer rachunku bankowego albo uzgodnij z pracodawcą inny sposób wypłaty.
Roszczenie o odprawę staje się wymagalne z datą śmierci pracownika. Pracodawca powinien wypłacić świadczenie niezwłocznie po ustaleniu kręgu osób uprawnionych i wysokości należnej kwoty. Opóźnienie może uzasadniać dochodzenie odprawy wraz z odsetkami przed sądem pracy.
Czy odprawa pośmiertna jest opodatkowana
Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Uprawnionym wypłaca się zatem pełną ustaloną kwotę odprawy, bez potrącania zaliczki na PIT.
Zwolnienie wynika wprost z ustawy o PIT i ma zastosowanie niezależnie od wysokości świadczenia.
Odprawa pośmiertna a zasiłek pogrzebowy i ubezpieczenie na życie
Odprawa pośmiertna jest niezależna od zasiłku pogrzebowego z ZUS. Rodzina może otrzymać oba świadczenia – jedno nie wyklucza drugiego ani nie pomniejsza jego kwoty.
Inaczej może być w przypadku ubezpieczenia na życie sfinansowanego przez pracodawcę. Jeżeli świadczenie faktycznie wypłacone rodzinie przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe należnej odprawie pośmiertnej, pracodawca nie musi jej wypłacać. Gdy świadczenie z polisy jest niższe, pracodawca wypłaca różnicę. Samo umożliwienie pracownikowi przystąpienia do grupowego ubezpieczenia, które pracownik finansował z własnych środków, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty odprawy.
Ile pieniędzy naprawdę Ci się należy?
Większość rodzin odbiera tylko część świadczeń, bo nikt im nie powiedział o resztę. Sprawdź, co możesz jeszcze uzyskać.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca może odmówić wypłaty odprawy pośmiertnej?
Co do zasady nie – jeśli spełnione są ustawowe warunki, wypłata odprawy jest obowiązkiem pracodawcy. Odprawa nie przysługuje jednak, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a kwota faktycznie wypłacona rodzinie przez ubezpieczyciela jest nie niższa od należnej odprawy. Jeżeli wypłata z polisy jest niższa, pracodawca musi dopłacić różnicę.
Czy odprawa przysługuje po śmierci pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie lub o dzieło?
Co do zasady nie. Umowa zlecenia i umowa o dzieło są umowami cywilnoprawnymi i nie dają prawa do odprawy pośmiertnej. Świadczenie przysługuje po osobie będącej pracownikiem, czyli zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę.
Co jeśli pracodawca nie wypłaca odprawy mimo zgłoszenia uprawnienia i przedstawienia dokumentów?
Możesz zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy albo wnieść pozew o zapłatę do sądu pracy. Roszczenie staje się wymagalne z dniem śmierci pracownika i co do zasady przedawnia się po 3 latach od tego dnia.
Czy odprawa przysługuje, jeśli pracownik zmarł na emeryturze?
Sam status emeryta nie wyklucza prawa do odprawy. Jeżeli emeryt był w chwili śmierci jednocześnie zatrudniony w ramach stosunku pracy, jego rodzinie może przysługiwać odprawa. Nie przysługuje ona natomiast po osobie, która była wyłącznie emerytem i w chwili śmierci nie pozostawała w stosunku pracy ani nie pobierała po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.
Czy można dostać odprawę, jeśli nie ma małżonka ani dzieci?
Tak – uprawnieni mogą być rodzice, ojczym, macocha lub osoby przysposabiające, a także w określonych przypadkach wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie. Osoby te muszą spełniać warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli nie ma żadnego uprawnionego członka rodziny, odprawa nie wchodzi do spadku i nie jest wypłacana spadkobiercom.
Odprawa pośmiertna to pieniądze, o które warto zadbać
Odprawa pośmiertna to świadczenie, o którym rodzina często nie otrzymuje pełnej informacji. Ustawowa podstawa odprawy odpowiada jednomiesięcznemu, trzymiesięcznemu albo sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu, przy czym jedna osoba uprawniona otrzymuje połowę właściwej kwoty. Odprawa jest zwolniona z PIT i niezależna od zasiłku pogrzebowego, ale może zostać zastąpiona w całości lub części świadczeniem z ubezpieczenia na życie sfinansowanego przez pracodawcę. Dla sprawnego uzyskania wypłaty warto złożyć pisemne zgłoszenie z dokumentami potwierdzającymi uprawnienie.
Jeśli chcesz wiedzieć, jakie inne świadczenia przysługują rodzinie po śmierci pracownika – sprawdź poradnik Finanse Pogrzebowe z opcją konsultacji. Jakub Rosiak pomoże ustalić, z których świadczeń możesz skorzystać i jak je szybko uzyskać.
→ Sprawdź pakiety z konsultacją: https://finansepogrzebowe.pl
Podstawa prawna – stan na 1 sierpnia 2026 r.
- art. 93 oraz art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;
- art. 67–71 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
- art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- § 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. dotyczącego obliczania odpraw i innych należności ze stosunku pracy.
Autor – Jakub Rosiak
Praktyk z 20-letnim doświadczeniem w zakresie finansów i prawa po śmierci bliskiej osoby. Autor poradnika „Finanse Pogrzebowe„, który pomaga rodzinom odzyskać pieniądze i przejść przez formalności bez zbędnego stresu
